Arrangørveiledning for rankingløp

Våren 2017 ble det holdt et lite kurs i hvordan arrangere rankingløp. Presentasjonen av den kan være nyttig lesing.

Løyper

Det  legges tre løyper med følgende omtrentlige lengder: 6 km, 4 km og 2 km. Disse løypene skal holde vanlig A-nivå, men du kan også legge en kort nybegynnerløype med C-nivå, spesielt etter at nybegynnerkursene er avholdt. Tenk på at det ikke er om å gjøre å legge de mest brutale løypene i det dårligste og mest kuperte terrenget. Legg en løype som du kunne tenke deg å løpe selv. Husk at ikke alle er i like god form, men har glede av en tur i skogen. Det anbefales å se igjennom løypeleggingsboka som følger med arrangørutstyret.

Utstyr

Arrangementsutstyret omfatter bl. a. poster, EKT-utstyr, PC, plastmapper, leiekompass og -brikker. Evt. telt og banner om ønskelig. Vær også klar over at OSI og GeoForm har inngått en avtale om at vi oppfordrer deltagerne til å gjenbruke plastmapper (men at man selvfølgelig får ny om man trenger det), dette bør komme frem av innbydelsen. Utstyret ligger enten på lageret vårt på Domus Athletica, eller det er forrige arrangør som har utstyret hos seg (så kontakt den forrige arrangøren for å avklare overlevering). Si i fra til styret på mail:  dersom du ser at det begynner å bli lite av plastlommer, termopapir eller noe annet!

Kart

Vi oppfordrer til å bruke våre egne kart. På arrangør-PCen ligger våre egne kart, samt Nydalens, som OCAD-filer. Dette gir mulighet for å legge inn løypene og lage ferdigtrykte kart.

Om du ønsker å bruke kart fra andre klubber, må kontakt gjøres direkte til disse, og be dem sende regning til OSI på det antall kart som ble brukt under Rankingløpet (ta eventuelt kontakt med for å ordne dette).

For å få en oversikt over alle o-kart som finnes over et område kan man se i O-kartregisteret. Gå på fanen som heter Kart og deretter på Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB), til slutter huker du av Orienteringskart. Da skal du kunne navigere deg frem til området du er interessert i. Du kan også sjekke ut O-kartkiosken, denne inneholder færre kart, men er mer oversiktlig.

Lage ferdigtrykte løyper

Det finnes flere programmer for å tegne løyper inn på kart. Klubben har kjøpt lisens til løypeleggerversjonen av OCAD som er installert på arrangør-PCen.

Purple Pen er et annet løypeleggingsprogram for Windows som kan lastes ned gratis (dette programmet er også installert på arrangør-PCen), PurplePen oppfattes av mange som mer brukervennlig enn OCAD.

En oversiktlig og god veiledning for både Purple Pen og OCAD er laget av NOF, den anbefales om man trenger litt starthjelp.

Kartutskrift

Vi i OSI kan som oftest skaffe gratis printing av kart. Dette kan gjøres på et par dagers varsel (men gjerne før om det er mulig). Send en epost til med kart i PDF- eller bildeformat.

Du kan eventuelt bruke et trykkeri, f.eks. CopyCat eller Allkopi til å trykke kartene. På papirtype velger du da «120 g matt» og oppgi at bestillingen gjelder orienteringskart for å få riktig kvalitet.  Det forutsettes generelt at bestilling legges inn 3 dager før henting og at formatet er trykkeklar PDF (som kan genereres i løypeleggingsprogrammet).

Markedsføring

Terminlisten ligger på Geoforms og OSIs hjemmesider, i tillegg bør den enkelte arrangør sende ut en påminnelsesmail om sted og tid til .

Mal til innbydelse kan lastes ned i DOC- eller ODT-format (husk å eksportere til PDF før den sendes eller legges ut noe sted). For å laste opp innbydelsen i terminlisten kontakt o-styret@osi.uio.no .

Livelox

Du oppretter arrangementet i Livelox ved å gå inn på administrasjonssiden til arrangementet (logg inn på eventor.orientering.no -> Administrasjon -> Arrangement -> Klubbens arrangementer -> [Velg riktig løp] -> Livelox):

Deretter trykker du på knappen «Importer arrangementet», du vil da bli videresendt til Livelox. Her sørger du for at riktig informasjon er lagret før du trykker «Lagre». Nå er arrangementet opprettet i Livelox, det du nå må gjøre for at arrangementet skal bli komplett er å laste opp kartet og løypefilene, dette kan du eksportere fra løypeleggingsprogramvaren. Du kan lese mer om Livelox i deres dokumentasjon av tjenesten.

Resultatliste

Lastes opp på GeoForm sine nettsider og sendes ut på e-post så fort som mulig etter gjennomført løp (begge deler gjøres direkte via Otime (tidtakerprogramvaren på arrangør-PCen)). OSI Orientering sine nettsider linker til GeoForm sine resultater, så det er ikke nødvendig å endre noe på OSI sine nettsider.

Startkontingent

Medlemmer av OSI/Geoform: 30 kr
De som har arrangert rankingløp, men som ikke er medlem i OSI/Geoform: 30 kr
Barn (under 16 år): 30 kr
Alle andre: 70 kr

Leiebrikke (EKT) 20 kr,  leiekompass 20 kr

De som kommer betaler enten kontant eller med Vipps (husk å føre opp ditt mobilnummer i innbydelsen så folk kan overføre til dette).

Sluttoppgjør og regnskap

1) Benytt denne excel-malen til å føre opp utgifter og inntekter ved løpet. NB. Husk at NOF-avgiften blir etterfakturert til økonomiansvarlig (du skal altså ikke beregne NOF-avgift her). Dersom du betaler kartrettigheter selv, ta vare på kvittering (fra f. eks nettbank) som du sender videre til økonomiansvarlig, husk da å føre opp kartutgiften i excel-malen. Du kan også be klubben (som eier kartene) om å sende faktura til økonomiansvarlig for leie av kartrettigheter (dette er den ryddigste løsningen), du skal da ikke føre opp noe kartutgift i excel-malen.

2) Betal overskuddet til OSIs kontonr. 1503.52.02312
Svært viktig å merke innbetalingen med: Orientering, 3960, rankingløp  <nummer>, <løpsdato>(f.eks «Orientering, 3960, rankingløp 9, 25.05.16«)
Det enkleste for å få merket innbetalingen er å overføre fra egen konto via nettbank.
Man kan gå i en bankfilial og sette inn kontantene på egen konto først og deretter overføre. Husk å ta vare på kvitteringen som bevis på at pengene er overført!

3) Send deretter regnskapoversikten på Excel-malen og evt. andre utlegg og kvittering på overført beløp til OSI-kontoen over til økonomiansvarlig på mailadressen .

4) Til slutt fyller du ut løpsrapport på Eventor. Logg inn på eventor.orientering.no -> Administrasjon -> Arrangement -> Klubbens arrangementer -> [Velg riktig løp] -> Løpsrapport (fyll inn med riktig antall deltakere). Alle voksne skal oppføres med avgift 70 kroner (også medlemmer av OSI/GeoForm selv om de betaler kun 30 kroner for sin startavgift). Barn (under 16 år) skal oppføres med avgift 30 kr.

Har du spørsmål? Bare send mail til styret:  🙂

Poengberegning (dette gjøres av GeoForm)

For å «finne» startstedet – og betale for kartet – får du 50 poeng. For å fullføre løpet får du 50 poeng til. Skulle du mangle noen poster får du poeng efter hvor mange poster du har funnet – (50 p. x antall poster funnet / totalt antall poster). For f ullført løp får du i tillegg en tidsbonus som beregnes på følgende måte: 50 x (3s – a) / 2 s. (s= snitt-tid av de 5 beste og a = anvendt tid). I lang løype får du følgelig 50 tidsbonuspoeng om du bruker samme tid som snittet av de 5 beste tidene mens det 3-dobbelte av snitt-tiden ikke gir noen tidsbonus. For mellomløypen gir snitt-tiden 35 p., mens det for nybegynnerløypen gir snitt-tiden 20 p..

Du får poeng for dine beste løp, dvs. halvparten av alle løp arrangert dersom du har vært med på så mange.

Hvis du selv arrangerer et rankingløp, får du for det løpet snittet av dine 2 beste løp.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *